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Transformation digitale
Comment devenir un champion de la planification de projet ?
29 juillet 2019 par L'équipe Soluti

61% des projets échouent, sont livrés en retard ou dépassent les prévisions budgétaires (Source : Planzone)

En interne, le chargé de projet digital est le garant de la réussite du projet. Sa direction évalue son travail selon 3 critères principaux :

  • La qualité du livrable
  • Le délai de livraison du produit
  • La maîtrise du budget

Pour répondre à ce triple enjeu, le chef de projet doit anticiper les éventuels points de blocage et planifier les tâches avec l’équipe projet.

Comment mettre de son côté toutes les chances de réussite ?

Dans cet article, nous revenons sur les étapes à ne pas manquer pour planifier un projet. Nous vous présentons ensuite les différences entre planification classique et planification en mode agile. Enfin, nous avons sélectionné pour vous quelques outils de planification et de suivi de projet bien utiles au quotidien.

1. Qu’est-ce que la planification de projet ?

Définition de la planification de projet

La planification de projet consiste à définir, hiérarchiser, ordonnancer les tâches d’un projet, à estimer leur durée et à leur allouer les ressources nécessaires.

Voilà pour la belle définition qui vous fera briller en société. Mais la vraie question, c’est de savoir pourquoi planifier un projet est si important.

Quels sont les bénéfices de la planification de projet ?

Revenons aux 3 indicateurs de succès d’un projet : qualité du livrable, respect du délai de livraison et maîtrise du budget.

Une bonne planification est un facteur-clé de succès car elle couvre ces 3 problématiques du chef de projet digital.

En amont, elle vise à prévoir le temps et les ressources nécessaires au bon déroulement du projet. Ensuite, le planning projet est un outil accessible à toutes les parties prenantes pour suivre l’avancée du projet.

Voici les principaux avantages de la planification de projet :

Mettre l’accent sur les étapes importantes du projet

Un planning intègre des jalons pour suivre l’évolution du projet.

Si tout va bien, ces jalons servent juste à confirmer que le projet se déroule comme prévu.

Dans le cas contraire, ils permettent de faire évoluer le projet. A chaque grande étape, les parties prenantes auront la possibilité de réévaluer les délais et la nature des livrables. Le but est d’éviter une situation où un projet est terminé mais ne donne pas vraiment satisfaction.

Quand un projet implique plusieurs tâches complexes et interdépendantes, le focus sur les étapes-clés vise aussi à éviter les goulots d’étranglement.

Maintenir l’implication de toutes les parties prenantes

Les projets digitaux impliquent plusieurs parties prenantes (direction, chef de projet, équipe projet, partenaires, …) avec des priorités différentes.

La planification assure que les priorités et contraintes de chacun soient prises en compte.

Le fait d’avoir une vision globale du projet permet de garder tous les participants impliqués.

Prévoir des « plans de secours »

Bien planifier, c’est aussi anticiper les imprévus qui pourraient advenir au cours du projet.

La gestion des risques est une compétence-clé du chef de projet digital. Il doit être en mesure de fournir une feuille de route pour chaque aspect du projet et imaginer en avance des « plans B » pour éviter les blocages.

2. Les 5 étapes de la planification de projet ?

Définir les tâches à accomplir

Lorsqu’on regarde un projet dans son ensemble, on a parfois l’impression de se trouver en bas d’une montagne infranchissable.

La première étape de la planification va donc consister à découper le projet en un certain nombre de tâches à réaliser.

Si une tâche apparaît encore trop conséquente, on la décomposera encore en sous-tâches, qui seront plus faciles à appréhender et à réaliser par les équipes.

Pour cela, on pourra utiliser le modèle de la Work Breakdown Structure (WBS) ou, en français, une structure de découpage de projet.

Hiérarchiser les tâches

Une fois qu’on a listé toutes les tâches à effectuer, il faut choisir lesquelles sont à réaliser en priorité. L’organigramme des tâches du projet défini avec la méthode WBS permet aussi de hiérarchiser les tâches.

Ordonnancer les tâches

Cette troisième étape consiste à définir l’ordre dans lequel l’équipe projet va réaliser les tâches.

Pour cela, il faut vérifier les liens de dépendance entre les tâches. Si deux tâches sont indépendantes, elles pourront être traitées en parallèle. S’il existe une relation de dépendance, les équipes les accompliront consécutivement.

Définir le planning projet

Pour établir le planning du projet, on va maintenant estimer la durée de chacune des tâches. Ensuite, on attribue les ressources nécessaires à chacune des tâches, qu’il s’agisse de ressources internes ou externes.

Une fois qu’on a pris en compte les contraintes de tous les participants, on pourra établir un calendrier prévisionnel, par exemple sous la forme d’un diagramme de Gantt.

Pour cela, on pourra utiliser un logiciel de planification et de gestion de projet, comme ceux que nous vous présentons dans la section 4 de cet article.

Identifier les risques

Nous avons établi le calendrier prévisionnel du projet. Alors, c’est tout, on fonce tête baissée ?

Pas si vite. Tout projet comporte des risques, des aléas, des imprévus à même de le retarder ou de le faire évoluer plus ou moins largement.

Il est essentiel d’anticiper ces risques dès la phase de planification et d’imaginer des alternatives au plan.

Ou alors, on décide de gérer notre projet en mode agile. Au lieu de tout prévoir de A à Z, on planifie une première release intermédiaire du produit. Ensuite on teste et on avance de façon itérative sous forme de sprints sans rester figé sur un planning entièrement prédéfini.

3. Planification de projet en mode agile VS planification classique

Le modèle classique de planification de projet

Le modèle en cascade

Le modèle Waterfall (ou modèle en cascade) est le modèle classique pour la planification de projets digitaux.

Cette approche correspond à une méthode de développement linéaire et séquentielle. Elle consiste à découper un projet en 6 phases consécutives :

  • Définition des besoins
  • Design du produit
  • Exécution
  • Intégration et tests
  • Déploiement
  • Maintenance

Les limites du modèle classique

La limite des méthodologies classiques réside dans le fait qu’elles laissent peu de place au changement.

Cela entraîne 3 inconvénients majeurs :

  • Tout étant planifié dès le départ, le moindre grain de sable dans la machine entraîne des pertes de temps et des surcoûts.
  • On crée dès le départ un grand plan auquel on s’efforce de se tenir. Mais comme, au moment de la planification, on a peu d’information, les spécifications initiales sont souvent abstraites et difficiles à comprendre pour les équipes… d’autant qu’on n’a aucune visibilité concrète sur le produit avant la fin du développement.
  • Comme chaque phase ne commence que quand la précédente est terminée, les services ne peuvent pas fonctionner simultanément. Par conséquent, la livraison du produit est souvent plus longue.
Comparatif méthode scrum vs classique
Source : Soluti

Planifier un projet en mode agile

Oui, on planifie aussi en mode agile !

En mode agile, si l’équipe utilise Scrum par exemple, le chef de projet ne crée pas de grand plan en amont. Mais le fait qu’on ne planifie pas tout ne signifie pas qu’on ne planifie rien.

Pendant la phase de préparation de projet, avant le premier sprint, l’équipe constitue le backlog produit. Le backlog est une sorte de catalogue qui répertorie tous les besoins du client. Il comprend donc l’ensemble des fonctionnalités du produit à réaliser. Une fois les fonctionnalités listées, l’équipe va les hiérarchiser par ordre de priorité.

Le backlog est donc un élément essentiel pour la planification de projet en mode agile.

En s’appuyant sur le backlog, on fait ensuite de la planification au début de chaque sprint. Le chef de projet et l’équipe élaborent un plan pour une portion de travail :

  • dont ils connaissent et maîtrisent les enjeux
  • qu’ils estiment pouvoir réaliser sur la durée du sprint

A chaque sprint, l’équipe renforce ses connaissances et sa vision du produit final. Forte de ces nouvelles informations, elle pourra alors planifier le sprint suivant. Et ainsi de suite.

La grande différence avec la méthodologie classique, c’est qu’en mode agile, le focus est sur le produit et non sur le projet.

Les avantages des méthodes agiles

Les méthodes agiles offrent plusieurs avantages organisationnels, stratégiques et financiers :

  • Accélérer la livraison du MVP (Minimum Viable Product), un produit minimal regroupant les fonctionnalités essentielles ;
  • Créer plus rapidement de la valeur pour les utilisateurs finaux ;
  • Mieux maîtriser les risques et les changements en cours de réalisation du projet ;
  • Renforcer l’autonomie des développeurs ;
  • Favoriser la collaboration entre les équipes du projet
  • Rendre plus mobilisateur le leadership du chef de projet

Focus sur la roadmap produit, la feuille de route des équipes agiles

La roadmap produit est un document qui résume visuellement la vision produit et la direction à prendre. C’est à la fois un document stratégique compréhensible par toutes les parties prenantes du projet et un plan opérationnel pour les équipes projet.

La roadmap produit répond à plusieurs objectifs :

  • Elle décrit la vision et la stratégie.
  • Elle sert de guide pour l’exécution de la stratégie.
  • La roadmap produit renforce l’alignement de toutes les parties prenantes.
  • Elle facilite les échanges sur les différentes options et scénarios possibles.
  • Elle aide à communiquer auprès des parties prenantes externes comme les prestataires ou évidemment les clients.

Vous trouverez un template de roadmap produit personnalisable dans notre kit de la planification en mode agile.

Qu’on utilise une méthodologie classique ou agile, les projets digitaux demandent un effort de planification. Pour se faciliter la tâche, de nombreux outils de gestion de projet existent. Voici notre sélection.

4. 5 outils de gestion de projet qui font gagner du temps

Asana

Asana est un outil SaaS de gestion de projet. Le logiciel permet de construire des projets sous forme de tâches et de sous-tâches qu’on peut ensuite assigner aux membres de l’équipe.

Ainsi les collaborateurs peuvent se concentrer sur les tâches qui les concernent tout en gardant une vision globale du projet.

Le fonctionnement d’Asana favorise le travail d’équipe en interne mais il s’avère aussi précieux lorsqu’on travaille avec des prestataires extérieurs. En effet, l’outil facilite la collaboration et la communication entre les participants du projet. Ainsi Asana augmente la productivité, quelles que soient la taille de l’équipe et la degré de complexité du projet.

Avec Asana, les collaborateurs visualisent rapidement les tâches à accomplir et leur niveau d’urgence. La possibilité d’attacher facilement des fichiers joints facilite la centralisation des informations et la rapidité d’action.

Trello

Trello fait aussi partie des leaders mondiaux en matière de logiciels de gestion de projet. Sur Trello, les projets sont représentés sous forme de tableaux de bord à l’intérieur desquels les tâches apparaissent sous forme de cartes.

Les cartes contiennent des listes que les parties prenantes peuvent utiliser pour suivre l’avancée du projet.

Trello simplifie le travail collaboratif en centralisant les tâches, les dossiers et l’information dans un même espace.

Jira

Spécifiquement orienté vers le développement de logiciels, Jira est beaucoup utilisé par les équipes tech en planification de projet.

L’outil présente des tableaux de bord et des vues d’ensemble particulièrement adaptés aux méthodologies agiles. En particulier, Jira intègre des roadmaps pour permettre aux équipes de visualiser l’ensemble du projet et de communiquer facilement avec les parties prenantes du projet.

Roadmunk

Avec son orientation produit, Roadmunk permet de créer des roadmaps produit de manière très intuitive. Non seulement l’outil propose de nombreux templates de roadmaps mais il est aussi possible de construire ses propres modèles.

L’intérêt de Roadmunk, c’est qu’il permet de visualiser rapidement la stratégie produit, les fonctionnalités à traiter, les relations de dépendance entre les tâches.

C’est un outil collaboratif efficace pour les équipes mais aussi très utile pour communiquer auprès des parties prenantes sur l’avancement du projet.

Bubble Plan

Bubble Plan est une solution française de planification de projet. L’outil permet de planifier les tâches en drag & drop, de créer des roadmaps ou des plans d’action pour collaborer efficacement et suivre un projet.

Son interface visuelle intuitive en fait un outil facile à prendre en main pour les débutants en planification de projet.



Kit de planification agile


Qu’on opte pour une méthodologie de projet classique ou qu’on travaille en mode agile, la planification reste un incontournable de la gestion de projet. Avoir une vision claire et partagée des tâches à réaliser et pouvoir la communiquer à toutes les parties prenantes est un facteur-clé de succès.

Dans cet article, nous vous avons expliqué les enjeux de la planification de projet. Pour vous aider à mieux planifier, nous avons regroupé plusieurs templates de planification en mode agile dans notre kit dédié en téléchargement.

Nos équipes sont évidemment à votre disposition pour répondre à vos questions sur la planification de projet et les méthodologies agiles.

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