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Méthodes Agiles
Le cahier des charges : has-been ou pas ?
08 décembre 2016 par L'équipe Soluti

Ça y est, vous avez LA bonne idée pour lancer votre entreprise from scratch ou booster votre activité ? Pour la concrétiser, passage obligé par l’appel d’offres, pour trouver le prestataire qui aura la meilleure compréhension de votre business. Il va falloir rédiger un cahier des charges pour que votre appel d'offres tienne la route - merci Captain Obvious ! À l'heure de la méthode Agile, des équipes délocalisées et des nouvelles techniques de gestion de projets, le cahier des charges est-il toujours indispensable ? SOLUTI fait le point !

Cahier des charges, kezako ?

Commençons par bien définir ce dont nous allons parler, le fameux cahier des charges qui accompagne souvent les appels d'offres. Il s'agit d'un document qui se doit d’être exhaustif et de comporter différents éléments.

Une définition du périmètre fonctionnel

On parle ici de l'ensemble des fonctionnalités attendues et accessibles aux utilisateurs de la future application. Elles doivent être décrites de manière exhaustive et éventuellement être classées par ordre d'importance. L’essentiel ici : mettre en avant ce qui fera la particularité du produit — c'est-à-dire ce qui créera la valeur différenciante pour votre business.

Une description de l'entité à laquelle se destine le projet

Eh oui, après avoir expliqué "quoi ?", il va falloir dire "pour qui ?" ! Ainsi, le cahier des charges doit décrire les utilisateurs cibles (par exemple, les commerciaux) dans un premier temps, puis les rôles utilisateurs (les commerciaux sédentaires, le chef commercial…) dans un deuxième temps.

Une explication de la situation actuelle

Soit un état des lieux de ses limites et de vos espoirs, pour répondre aux besoins visés par l'appel d'offres. Attention, point important : le cahier des charges doit être signé par le client et par le prestataire. Vous n'avez pas l'habitude de rédiger un tel document ? C'est légitime, après tout, ce n'est pas forcément votre métier : n'hésitez pas à faire appel à un prestataire de conseils en la matière !

Les avantages du cahier des charges

Le cahier des charges, c'est un outil formidable pour cadrer les choses dans un appel d'offres. Il permet ainsi :

  • De limiter au maximum la place laissée au hasard : vous saurez exactement où vous irez, et quel budget vous allez dépenser. Pas de stress !
  • De prévoir une évolution du document selon l'avancement du projet, via la rédaction d'un avenant ;
  • De fixer un cadre de travail hyper précis - une aide précieuse pour les responsables planning.

Le cahier des charges est idéal pour les entreprises matures et les commanditaires expérimentés. S'il impose de savoir anticiper les obstacles avant qu'ils n’apparaissent, il permet de gérer efficacement les projets de grande envergure ou très techniques.

Les limites du cahier des charges

S’il présente d’indéniables avantages, ce document n’est pourtant pas exempte de limites :

  • Tout d'abord, ce mode de fonctionnement s'avère assez rigide. Tout est écrit à l’avance, budgétisé et prévu : "gravé dans le marbre" même ! Le moindre changement est synonyme d’avenants au cahier de base... et on ne vous parle même pas de difficultés en cas d’implémentation de fonctionnalités supplémentaires (on pense à vous les développeurs <3) ;
  • Il faut être en mesure de se projeter sur le long terme dès la phase de lancement ; or, les startupeurs et les jeunes entrepreneurs sont plutôt dans une logique d’ultra-réactivité pour s’adapter au mieux à leur marché !
  • Ce document impose de prendre en compte son impact financier potentiel : la facturation prend en effet en compte les jours de risque, par exemple en cas d’utilisation d’une technologie moins bien maîtrisée par le prestataire, mais imposée par le client ;
  • Rédiger un cahier des charges prend du temps ! L’objectif est de synthétiser en quelques pages votre projet et le détail fonctionnel de la solution que vous souhaitez mettre en place...

Le cahier des charges est très souvent associé au cycle en V… mais peut également être utilisé dans un cadre Agile ! La principale différence entre les deux méthodes de gestion de projet ? Dans le cycle en V, le cahier des charges impose des contraintes valables pour le projet de A à Z… tandis qu’il sert surtout à cadrer le périmètre fonctionnel de départ en cas de méthode Agile. Ensuite, libre aux intervenants de revenir sur les fonctionnalités au fil du projet et d’arbitrer si besoin - l’essentiel étant de conserver le même impact budget.

Crédits photos : Unsplash.com (William Iven / Volkan Olmez)


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